サイン証明

サイン証明について

サイン証明は、申請者が書類上に自署した署名が、商工会議所に登録されているものと同一であることを証明することにより、 その書類が正規に作成されたものであることを間接的に証明するものです。 「Signature verified by the Kumagaya Chamber of Commerce and Industry」の文言にて証明します。

 

対象となる書類

(1)各種証明書

書類の表題がCertificate、○○ Certificate、Certificate of ○○となっているもの。 但し、船会社、航空会社、保険会社、検査会社発行のものは対象外。

例)
鮮度証明書(Freshness Certificate)
衛生証明書(Health Certificate)
自社発行の検査証明書(Inspection Certificate)
自由販売証明書(Certificate of Free Sales)
成分証明書(Certificate of Ingredient)
輸出者発行の原産地証明書(Certificate of Origin)
価格証明書(Price Verification)
価格証明書(Price Certificate, Invoice Price Certificate)

 

(2)各種私文書

例)
代理店契約書(Agent agreement)
契約書(Contract)
履歴書(Curriculum Vitae)
保証状(Letter of Guarantee)
履歴書(Personal History)
委任状(Proxy)
委任状(Power of Attorney)

(3)大使館等へのサイン登録書

ガテマラ共和国、コスタリカ共和国、ニカラグア共和国、パナマ共和国、 ホンデュラス共和国の各国大使館・領事館へ署名を登録する場合は、 各大使館・領事館で指定されている書類を使用し、当所の証明を受けることになっています。 書式・記載方法は各大使館・領事館へお問い合わせください。

 

(4) 渡航、入国ビザ申請

ビザ申請書(Visa application)
渡航ビザ取得のための会社推薦状(Recommendation)
会社保証書

 

(5) 翻訳に関する申請者宣誓書

Declaration

 

(6) 見本サイン証明書(サイン証明様式3)

後述の「7. 見本サイン証明書(サイン証明様式3)」の欄をご参照ください。

 

サイン証明の申請

次の書類を揃えて、商工会議所受付窓口にご提出ください。

  • 証明依頼書(証明センターに備え付けてあります)
  • 証明書類 必要部数 + 商工会議所控え1部(フォト・コピー可。様式1・様式3はフォト・コピー不可)
  • ※上記以外にも荷為替信用状(L/C)等の関連書類の提出をお願いする場合があります。
  • ※(必要に応じて)当所所定のサイン証明様式1(必要部数+1部)をご提出ください。
  • ※書類の内容ごとに件数を数えます。書類上に記載されている商品名・人名・各種番号等が異なる書類は別の書類となります。

 

書類作成時の注意
  • (1)日付について
  • 当所で証明を取得する書類には、書類作成日付が記載されていることが必要です。 サイン証明対象書類の日付は、当所へ申請する日以前の日付でも未来の日付でも結構です。 なお証明日付は当所が証明を行った日となります。過去に遡った日付での証明、未来の日付での証明は一切行いません。
  • 書類の作成日と署名した日付の2つを入れる場合には、署名した日付は書類の作成日以降としてください。

  • (2)署名について
  • 署名欄を作成し、以下の点にご留意のうえ、署名してください。
  • 会社名・・・「.」(ピリオド)、「,」(カンマ)なども含め、当所に登録してあるとおりの英文会社名を署名の近くに記載してください。
    レターヘッドに会社名がある場合は省略しても結構です。
  • 署名・・・当所に登録された本人が肉筆で署名してください。
    Forサイン(代理署名)の書類は受理できません。
    当所に登録したとおりに署名してください。
    当所の控え分(フォト・コピーでも可)を除き全て肉筆で署名してください。
    サイン証明様式1・見本サイン証明(サイン証明様式3)を使用する場合は当所の控え分も含め全て原本で作成してください。
  • 署名者氏名・・・サインの下に登録された氏名をフルネームで記載してください。
  • 署名者役職・・・役職は記載してなくても結構ですが、記載する場合には貿易登録の役職名と一致させてください。
  • その他・・・同一書類に複数の署名がある場合や、当所での証明後に別の署名を入れる予定がある場合には、 サイン証明様式1を添付して申請してください。署名は書類の最終ページに記載してください。 なお書類が複数ページの場合、最終ページが署名のみの書類には証明できません。

  • (3)書類の宛先
  • 書類には宛て先を記載してください。宛て先を明記できない場合は「To whom it may concern」と記載してください。

  • (4)使用言語
  • 英語以外の言語により作成されている場合には記載内容確認のため、翻訳文の提出をお願いすることがあります。

  • (5)適正な形式・内容
  • 署名は記載事項が全て完了した後に入れてください。
  • 書類が複数ページにわたる場合、最終ページが署名のみになっているものは証明できません。
  • 書類には宛先を記入してください。
  • 宛先を明記できない場合には「To whom it may concern」と記載してください。
  • 記載内容に「~as per attached(書類名)」とある場合には、その書類を添付した上で申請してください。
  • 「当社は商工会議所の会員である」「この内容について商工会議所が保証する」等の文言があるものは証明できません。
  • ※商工会議所として責任の負えない内容が記載されている場合は証明できません。

  • (6)本商工会議所の証明スペース
  • 本商工会議所でサイン証明を取得する場合、書類上に本商工会議所の証明スペースが必要です。
  • 書類上の署名が1つであり、その署名の横または下に、縦7cm・横10cm程度のスペースがある場合には、直接証明します。
  • 次の場合は、本商工会議所のサイン証明様式1が必要です。
    ・署名の横または下に当所の証明スペースがない場合
    ・当該ページに証明する署名の他に別の署名が入る予定がある場合
    ・当該ページに複数の署名がある場合

  • (7)訂正箇所がある場合
  • 申請書類に訂正箇所がある場合には、書類発行者の訂正印が必要です。

サイン証明様式について

○サイン証明様式1
サイン証明様式1は、作成した申請書類が以下に該当する場合、書類 に添付する所定の用紙です。

  • 署名の横または、下に当所の証明スペースがない場合
  • 当該ページに証明する署名の他に署名が入る予定がある場合
  • 当該ページに複数の署名がある場合

「様式1」作成上の注意
  • 「Title of attached document(申請書類の名称)」欄
    添付してある書類の表題を記載してください。書類に表題がなければ「NIL」と記載してください。
  • 「Date of attached document(申請書類の日付)」欄
    添付してある書類の作成日付を記載してください。
    誓約書のように、日付を入れることのできない書類の場合には「NIL」と記載してください。
    日付は西暦、月、日が特定できるように記載してください。
    「’04/01/01」や「01/01/2004」のような記載では証明できません。
    「January, 01, 2004」や「Jan. 01, 2004」のように記載してください。
  • 「Name and title(署名者氏名・役職)」欄
    署名者の氏名・役職は、添付してある書類のものと同様の記載をしてください。 役職がない場合は「NIL」と記載してください。
  • 「Name of company(会社名)」欄
    登録されたとおりの会社名を記載してください。登録上の会社名と 異なったり、書類上の会社名が登録と異なったりする場合には、証 明できません。

 

○サイン証明様式2
サイン証明様式2は、サイン証明様式1の複数版です。書類上の複数 のサイン(署名者の会社名が各々異なる場合も含む)のうち、複数の サインを指定し一括して認証する際に添付する様式です。 商工会議所で定めた様式に従い、A-4サイズの白紙のフォームを使っ て作成してください。会社レターヘッドの使用は認められません。

 

○サイン証明様式3
サイン証明様式3は、大使館・領事館へ署名を登録する場合や、署名 の入った書類に添付する場合などに使用する所定の用紙です。 また、海外での入札の際、現地当局から求められる場合もあります。

  • 「To:(提出先)」欄
    提出先の国名まで記載してください。 「To:」のあとは「whom it may concern」でも構いません。
  • 「Specimen signature(署名」欄
    商工会議所に登録された署名者本人が署名してください。
    代理署名(Forサイン)は証明できません。
  • 「Name and title(署名者氏名・役職名)」欄
    登録された署名と役職名を記載してください。
    役職名がない場合は「NIL」と記載してください。
    署名・役職名は、登録と同一でなければなりません。
  • 「Date(申請日付)」欄
    当所に申請する日付を記載してください。
    未来の日付のものは証明できません。
    日付は西暦、月、日が特定できるように記載してください。
    「’04/01/01」1や「01/01/2004」のような記載では証明できません。
    「January 01, 2004」「Jan 01, 2004」のように記載してください。

 

肉筆証明について

当所では、全ての証明について「肉筆証明」による発給を原則としています。 「肉筆証明」とは、当所署名権限者の署名が自筆(肉筆)で発給されるものです。 なお肉筆証明では、申請者の署名も肉筆でありORIGINALであることが必要です。 当所では、「ラバー証明」による発給は行っておりません。
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